Trwa akcja DIGITALIZACJA
Proces digitalizacji zbiorów w Dziale Informacji Naukowej Centralnej Biblioteki Policyjnej rozpoczął się ponad 3 lata temu. Za pomocą skanera i cyfrowej obróbki dokumentów bibliotekarze tworzą elektroniczne kopie wybranych zbiorów archiwalnych z lat 1918-1939 na potrzeby projektów o charakterze dydaktycznym i naukowym. Ponadto powstają też okładki oraz spisy treści nowości książkowych, które są dołączane do opisów bibliograficznych w katalogu komputerowym OPAC CBP.
Rozwój ery cyfryzacji w bibliotece CSP sięga 2018 r. Przypadająca na tamten rok 100. rocznica odzyskania przez Polskę niepodległości rozbudziła na nowo zainteresowanie historią Polskiej Policji. Zrodziła się wówczas idea, aby zaproponować użytkownikom Centralnej Biblioteki Policyjnej, wywodzącym się z szeroko pojętego środowiska policyjnego, nową innowacyjną usługę w postaci dokumentu cyfrowego. Nieprzypadkowo zatem intensyfikacja działań przypadła na kolejny jubileuszowy 2019 r. - 100-lecie powołania Policji Państwowej.
Wdrożenie procesu digitalizacji wiązało się z koniecznością pozyskania odpowiedniego sprzętu. Przełomowym wydarzeniem był zakup skanera Fujitsu ScanSnap SV600. To urządzenie typu overhead zostało zaprojektowany tak, aby ułatwić pracę z dokumentami o rozmiarze A3. Jest zatem dostosowane do czasopism wielkoformatowych. Skanowanie odbywa się za pomocą ruchomej głowicy z kamerą otoczoną lampami LED zamocowaną na statywie, co pozwala przede wszystkim na tworzenie wysokiej jakości plików cyfrowych.
Drugim i zarazem kluczowym etapem digitalizacji było wdrożenie cyfrowej obróbki dokumentów. Skanowanie umożliwiało jedynie ich wierne graficzne odwzorowanie. Żeby uzyskać obiekty cyfrowe o najwyższych standardach, należało zadbać o to, aby stały się funkcjonalne pod względem przeszukiwania treści. Urządzenie wraz z oprogramowaniem stworzyło szeroki wachlarz możliwości konwersji skanowanych obiektów graficznych, tekstowych i hybrydowych (PDF) do różnych edytowalnych formatów prezencyjnych, np.: Word, Excel lub PowerPoint. W toku pracy nad dokumentami cyfrowymi udało się wyróżnić trzy kluczowe czynności. Są to:
- korekta wizualna
- kompresja danych graficznych
- opracowanie warstwy tekstowej (OCR) z zastosowaniem oprogramowania ABBYY FineReader.
Ten złożony proces gwarantuje zarówno wysoką estetyką, jak i najwyższą funkcjonalność dokumentu. Wykorzystuje się ją głównie do zadań o charakterze naukowo-badawczym, bibliograficznym i dydaktycznym. Technologia OCR (ang. optical character recognition – optyczne rozpoznawanie tekstu) w szczególny sposób „ożywia” dokument cyfrowy. Dzięki niej użytkownik dostaje plik, który jest dostosowany do pracy z treścią. Zastosowanie oprogramowania ABBYY FineReader dla ScanSnap umożliwia rozpoznawanie liter, cyfr i znaków interpunkcyjnych oraz precyzyjne przeszukiwanie tekstu w programie Adobe Acrobat Reader DC, a także zaznaczanie i kopiowanie jego zawartości. Wpływa to korzystnie na szybkość i efektywność dostępu do informacji, jej sprawne selekcjonowanie oraz przetwarzanie.
Przykładem publikacji, które szczególnie zyskały na funkcjonalności w nowej cyfrowej odsłonie z zastosowaniem OCR są unikatowe czasopisma branżowe z dwudziestolecia międzywojennego znajdujące się w zbiorach Centralnej Biblioteki Policyjnej: „Gazeta Administracji i Policji Państwowej” oraz „Na Posterunku: Gazeta Policji Państwowej”.
Wdrożenie innowacyjnych rozwiązań pracy z dokumentami o tematyce policyjnej okazało się strzałem w dziesiątkę. Decyzja o stopniowym wyjściu z epoki udostępniania zbiorów jedynie w formie tradycyjnej, fizycznej (analogowej) w kierunku opracowania cyfrowego wyprzedziła ograniczenia wynikające z pandemii COVID-19. Proces digitalizacji trwa, co sprawia, że zarówno funkcjonariusze Policji, jak i pracownicy resortu spraw wewnętrznych i administracji wciąż mogą liczyć na naszą pomoc, zrozumienie oraz gotowość do szukania skutecznych i efektywnych rozwiązań w dostępie do informacji.
Paulina Ostrowska
fot.: sierż. szt. Dariusz Rajski